中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局1996-03-01發(fā)布1996-10-01實(shí)施

1  范圍

       本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對(duì)磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、貯存與保護(hù)等諸環(huán)節(jié)的要 求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護(hù)。不適用于計(jì)算

機(jī)光盤、激光視盤和激光唱盤。

2  引用標(biāo)準(zhǔn)

       下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中的引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。在標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討、使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。 

       GB    1989—80  信息處理交換用七位編碼字符集在9磁道12.7mm磁帶上的表示方法

       GB    7309—87  盒式錄音磁帶總技術(shù)條件
       GB    7574—87  信息處理一信息交換用的磁帶標(biāo)號(hào)和文卷結(jié)構(gòu)
       GB    8566—88  計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范
       GB    8567—88  計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南
       GB    9385—88  計(jì)算機(jī)軟件需求說明編制指南
       GB    9386—88  計(jì)算機(jī)軟件測(cè)試文件編制規(guī)范
       GB    9416.1—88  信息處理數(shù)據(jù)交換用130mm改進(jìn)調(diào)頻制記錄的位密度為7958磁道翻轉(zhuǎn)/弧度、道密度為1.9道/毫米的雙面軟磁盤第一部分：尺寸、物理性能和磁性能
       GB    11956—89  高速?gòu)?fù)制錄音磁帶
       GB/T      14306-93   VHS盒式錄像磁帶

       GB    14307—93  錄像磁帶性能測(cè)量方法

3  定義

       本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義：
   3.1  磁性載體文件
          磁性載體文件系指以磁性材料(如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。
   3.2  磁性載體檔案
          磁性載體檔案系指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的磁性載體文件。
   3.3  軟件
          軟件系指計(jì)算機(jī)程序和相應(yīng)的數(shù)據(jù)及其它文件，包括固件中的程序和數(shù)據(jù)。

   3.4  軟件文件軟件文件系指軟件的書面描述和說明。它規(guī)定了軟件的功能、性能、組成及軟件設(shè)計(jì)、測(cè)試、維護(hù)和使用方法。

   3.5  保管單位

          保管單位系指一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值和密級(jí)相同或相近的文件材料的集合體。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管單位形式為盒、盤等。

4  積 累

   4.1  磁性載體文件的積累工作由文件形成部門負(fù)責(zé)，確保積累文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。檔案部門負(fù)責(zé) 監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
   4.2  磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)積累并進(jìn)行登記。
   4.3  磁性載體文件形成部門對(duì)已形成的磁性載體文件應(yīng)同紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理，同一盤(帶)中存放多 份文件的應(yīng)建立磁性載體文件目錄清單(格式見表1)。
   4.4  軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段形成的文件，各階段形成的文件執(zhí)行GB 8566—88、GB 8567—88、GB 9385—88和GB 9386—88的有關(guān)規(guī)定。

   4.5  磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應(yīng)積累、登記。

5  磁性載體文件的歸檔要求

   5.1  磁性載體文件形成部門負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項(xiàng)目結(jié) 束后將磁性載體文件按照GB 1989—80、GB 7574—87和GB 9416.1—88轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式， 一式兩份(A、 B盤),及時(shí)向檔案部門移交歸檔。
   5.2  歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無 劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
   5.3  歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309—87、GB 9416.1—88、GB/T14306-93的規(guī)定。
   5.4  同一項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。
   5.5  應(yīng)將4.3中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。
   5.6  歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。
          5.6.1   磁帶(軟磁盤)需簡(jiǎn)要說明帶(盤)中存貯文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性 和準(zhǔn)確性等。
          5.6.2   錄像片需簡(jiǎn)要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間。同時(shí)，還應(yīng)歸檔一套可供借閱 的備份錄像片。

          5.6.3   錄音帶需簡(jiǎn)要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。

6 磁性載體檔案的管理

   6.1  磁性載體文件的歸檔工作應(yīng)執(zhí)行國(guó)家、單位的有關(guān)規(guī)定和本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
   6.2  磁性載體文件的歸檔與管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，由各單位的檔案部門 歸口管理。
   6.3  磁性載體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。
   6.4  嚴(yán)格做好磁性載體檔案的保密工作。
   6.5  應(yīng)將5.1中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。
   6.6  各級(jí)檔案部門應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。
   6.7  借閱和歸還磁性載體檔案時(shí)，按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

   6.8  歸檔的磁帶(軟磁盤)必須貼上標(biāo)簽。

          6.8.1  磁帶(軟磁盤)套、盒上需標(biāo)注帶(盤)編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日 期等標(biāo)識(shí)。

          6.8.2  錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級(jí)等標(biāo)
識(shí)。
          6.8.3  錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。

   6.9  在貯存磁性載體檔案的同時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文字資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號(hào)、 文件號(hào)、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或 水溶性墨水書寫。

7  磁性載體檔案貯存與保護(hù)

   7.1  貯存前的準(zhǔn)備
          7.1.1  長(zhǎng)期貯存的磁帶性能要求
                   應(yīng)使用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應(yīng)損壞、污染；磁帶上不允許有皺折；磁帶應(yīng)纏繞在剛性輪轂上， 絕不能纏繞在有橡膠軸套的輪轂上，并且應(yīng)卷繞平整、松緊適度。錄像帶、錄音帶各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)符合GB/T14306-93、GB 7309—87、GB 11956—89的要求。對(duì)磁帶的篩選參見附錄A。
          7.1.2  貯存前的物理準(zhǔn)備
                   a. 長(zhǎng)期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過調(diào)整、清潔的設(shè)備錄制。
                   b. 貯存前，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲(chǔ)環(huán)境中平衡1-3天，然后在全長(zhǎng)度上使用清潔機(jī)慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7～2.2N(牛頓)。
                   c. 應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中(相對(duì)濕度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和劑、潤(rùn)滑劑揮發(fā)。
   7.2  貯存
          7.2.1  庫房溫、濕度要求
                   溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15～27℃、相對(duì)濕度40～60%范圍內(nèi)選定一組值， 一旦選定，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過士3℃、相對(duì)濕度變化不得超過士5%。最佳環(huán)境溫度是18℃、相對(duì)濕度是40%。
          7.2.2  清潔管理要求
                   a. 不要用手觸摸磁帶(軟磁盤),應(yīng)戴非棉制手套操作；
                   b. 不要使磁帶(軟磁盤)接觸不清潔表面，如地面、桌面等；
                   c. 裝磁帶(軟磁盤)的裝具應(yīng)潔凈無塵；
                   d. 庫房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；
                   e. 吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇旆客猓?/span>
                   f. 庫房中禁止使用打印機(jī)。
          7.2.3  風(fēng)壓要求
                   庫房宜保持為正壓，減少灰塵對(duì)環(huán)境的污染；庫房中應(yīng)無腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好，
          7.2.4  防水要求
                   庫房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶(軟磁盤)架最低一層擱板應(yīng)高于地面30cm以上。
          7.2.5  防火要求
                   a. 庫房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫房?jī)?nèi)及附近不得有易燃物品；
                   b. 庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；
                   c. 庫房中應(yīng)備有CO2型滅火器；
                   d. 庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障；
                   e. 對(duì)重要檔案應(yīng)專柜存放。
          7.2.6  防磁要求
                   a. 磁性載體檔案與磁場(chǎng)源(永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等)之間的距離不得少于76mm；
                   b. 可使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構(gòu)成容器、箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽；
                   c. 磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少26mm；
                   d. 使用無屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少76mm；
                   e. 不得將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?帶入庫房；
                   f. 在存有重要檔案的庫區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場(chǎng)。
          7.2.7  防紫外線要求
                   不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。
          7.2.8  放置要求
                   磁帶(軟磁盤)應(yīng)放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置。
          7.2.9  保養(yǎng)及維護(hù)
                   應(yīng)定期保養(yǎng)及維護(hù)磁性載體檔案，并應(yīng)建立磁性載體檔案檢測(cè)、保養(yǎng)卡(格式見表2)，包括：
                   a. 清潔
                   要保證磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，除要定期清洗磁帶外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行磁帶(軟磁盤)有碎片脫 落時(shí)，應(yīng)立即對(duì)全系統(tǒng)進(jìn)行清洗；磁帶盤、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán)境中操作。
                   b. 倒帶
                   1)倒帶間隔
                   在溫度為18士1℃、相對(duì)濕度為40士5%的環(huán)境中貯存的磁帶，建議倒帶間隔為3.5年。如果不能保持上述溫、濕度范圍，倒帶間隔應(yīng)視保存環(huán)境不同相應(yīng)縮短。
                   2)倒帶卷繞張力
                   倒帶速度要慢，張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓),倒帶后，磁帶要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀/寫(錄/放)狀態(tài)。
                   c. 檢查及修復(fù)
                   檢查及修復(fù)包括：磁帶(軟磁盤)外觀檢查、計(jì)算機(jī)磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶(軟磁盤)修復(fù)。遭受高溫、水泡的磁帶，其處理方法見附錄B。
                   d. 復(fù)制
                   1)每年對(duì)大型磁性載體檔案按3%的比例隨機(jī)抽樣讀檢，如發(fā)現(xiàn)有永久誤差，則應(yīng)對(duì)整套磁性載體檔案重新檢查，對(duì)發(fā)生永久誤差的磁性載體檔案進(jìn)行復(fù)制；
                   2)極重要磁性載體檔案的復(fù)制周期由單位自定；
                   3)正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。
   7.3 再使用
         磁性載體檔案再使用場(chǎng)所的溫度、相對(duì)濕度與庫房的溫度、相對(duì)濕度相差范圍應(yīng)分別為士3℃,士5%。 否則，應(yīng)在再使用前，將計(jì)算機(jī)磁帶在使用環(huán)境中平衡3天以上，錄音帶、錄像帶需平衡24小時(shí)以上。在讀帶前還應(yīng)將磁帶按正常速度全程進(jìn)帶、倒帶各兩次。
   7.4  運(yùn)輸要求
          7.4.1  磁帶(軟磁盤)應(yīng)封裝在塑料袋中，再放入容器里運(yùn)輸，運(yùn)輸時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)禁劇烈震動(dòng)和翻滾，
          7.4.2 應(yīng)防潮、防曝曬、防重壓。
          7.4.3  運(yùn)輸環(huán)境的溫度、相對(duì)濕度范圍分別為4～32℃,20～80%。
          7.4.4  應(yīng)避免使用金屬探測(cè)器進(jìn)行探測(cè)(X射線除外)。
   7.5  特殊要求
          除遵守前面各項(xiàng)內(nèi)容外，還應(yīng)注意：
          7.5.1  磁帶
                   a. 拿取卷軸時(shí)，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤；
                   b. 剪掉磁帶末端已經(jīng)損壞的部分；
                   c. 不能將磁帶末端接觸臟的地方(如：不能將磁帶拖到地面上等);
                   d. 應(yīng)仔細(xì)將磁帶裝在卷軸上，防止它的末端皺折；
                   e. 開始記錄之前，應(yīng)留出不少于1m的空白帶；
                   f. 至少用15分鐘時(shí)間運(yùn)轉(zhuǎn)磁帶，檢查帶邊的卷曲情況，并觀察裝在卷軸上的磁帶是否平坦整齊，帶邊有任何變形跡象都是不允許的；
                   g. 貯存前應(yīng)將磁帶在貯存環(huán)境中重新卷繞。
          7.5.2  軟磁盤
                   a. 不要彎折軟磁盤；
                   b. 不要用橡皮筋、曲別針來固定軟磁盤的紙?zhí)祝?/span>
                   c. 應(yīng)先將標(biāo)簽寫好，再貼到軟磁盤上。如軟磁盤上已有標(biāo)簽，不要用硬筆如圓珠筆在盤上寫；
                   d. 軟磁盤上不能放置重物；
                   e. 如要修改盤上標(biāo)簽內(nèi)容，應(yīng)劃改。
          7.5.3  錄像帶
                   除遵守前面各項(xiàng)內(nèi)容外，還應(yīng)注意，不要將錄像帶放在電視機(jī)殼頂上。
          7.5.4  磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器及工作間
                   應(yīng)定期檢查及清洗磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器；磁帶機(jī)及軟盤驅(qū)動(dòng)器應(yīng)放在上風(fēng)口，而易產(chǎn)生碎屑的設(shè)備如打印機(jī)、穿孔機(jī)等應(yīng)置下風(fēng)處。工作間的要求見附錄C。
          7.5.5  磁性載體檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)
                   a. 避免機(jī)械原因損壞磁帶、軟磁盤；
                   b. 在使用時(shí)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程；
                   c. 避開強(qiáng)磁場(chǎng)；

                   d. 使用工具軟件查閱文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)謹(jǐn)慎，防止破壞文件。

表 1 磁性載體文件目錄清單
盤帶號(hào) ：

序號(hào)	文  件  名	題     名	檔   號(hào)

表 2 磁性載體檔案檢測(cè)、保養(yǎng)卡
盤帶號(hào)：

序號(hào)	時(shí)間	檢測(cè)機(jī)型	信息記錄格式	檢測(cè)項(xiàng)目	結(jié)論	操作人

附 錄 A ( 標(biāo) 準(zhǔn) 的 附 錄 )

       作為長(zhǎng)期貯存，絕不能用劣質(zhì)磁帶，用下述方法可確定出粘合劑質(zhì)量特別差的磁帶?？筛鶕?jù)需要從每一批磁帶中隨機(jī)選取若干盤進(jìn)行試驗(yàn)，步驟如下：
       1.檢查室內(nèi)環(huán)境下錄像帶的RF(射頻)幅度和失落率、計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率；
       2.在相對(duì)濕度為80～95%、溫度為49～55℃條件下放3天；

       3.再在室內(nèi)環(huán)境下放置至少24小時(shí)；
       4.再檢查RF的幅度和失落率，測(cè)量方法參見GB/T 14307—93;檢查計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率。
       好的錄像帶RF失落率應(yīng)不大于最初失落率的兩倍；好的計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率應(yīng)不大于最初漏碼率的一倍；而且氧化物層脫落跡象很小。


附 錄 B(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)

       B1    高溫
       磁帶經(jīng)受高溫后，首先應(yīng)在室溫環(huán)境下穩(wěn)定幾天，然后在磁帶機(jī)上慢速運(yùn)轉(zhuǎn)，并轉(zhuǎn)錄到另一盤磁帶上，將二者同時(shí)保存。
       B2    水泡
       如磁帶被水浸泡，應(yīng)先用無纖維毛巾將磁帶擦干，然后在溫度約為50℃的烘箱內(nèi)懸掛3天，再在正常室溫下放置2小時(shí)，用磁帶機(jī)纏繞2次后方可使用，并且應(yīng)復(fù)制。


附 錄 C ( 標(biāo) 準(zhǔn) 的 附 錄 )

       對(duì)工作間的要求如下：
       1.工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控；
       2.工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源；
       3.直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙、喝飲料及吃食品；
       4.卷軸(包括空軸)應(yīng)放在專門的保護(hù)容器內(nèi)；
       5.不應(yīng)把磁帶(軟磁盤)放在熱的地方，比如接近熱源或陽光直射處
       6.定期對(duì)工作間的磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器的機(jī)械、電氣部分進(jìn)行系統(tǒng)的檢查；
       7.應(yīng)保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器中全部磁帶、軟磁盤接觸面的清潔；
       8.工作間應(yīng)備有磁帶清洗機(jī)和檢驗(yàn)器，并用來清潔和卷繞磁帶。

附加說明：
本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、航天工業(yè)總公司檔案館。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人  商平安 吳筑清 沈 瑩 王朝駒 杜霞飛